Phòng Hành chính - Quản trị (từ năm 2018-nay)

Tweet

PHÒNG  HÀNH CHÍNH - QUẢN TRỊ (2018- Nay)

• Văn phòng: Tầng 1 - Dãy nhà hiệu bộ
• Điện thoại: 02183.858.245
• Email: cd.sup@hoabinh.edu.vn  
  

Quản lý: Lê Thị Hồng Hải - Trưởng phòng

I. CƠ CẤU TỔ CHỨC

	Họ và tên	Bùi Văn Lý
	Chức vụ	Phó Hiệu trưởng
	Phụ trách	Cơ sở vật chất
	Trình độ	Thạc sỹ
	Chuyên ngành	Toán học
	Điện thoại
	Email
	Họ và tên	Bùi Thị Tàn
	Chức vụ	Phó Trưởng phòng
	Phụ trách
	Trình độ
	Chuyên ngành
	Điện thoại
	Email
	Họ và tên	Bùi Thị Ngọc Hải
	Chức vụ
	Phụ trách
	Trình độ
	Chuyên ngành
	Điện thoại
	Email
	Họ và tên	Đinh Thị Sinh
	Chức vụ
	Phụ trách
	Trình độ
	Chuyên ngành
	Điện thoại
	Email
	Họ và tên	Bùi Thị Nguyệt
	Chức vụ
	Phụ trách
	Trình độ
	Chuyên ngành
	Điện thoại
	Email
	Họ và tên	Quách Mạnh Chuyển
	Chức vụ
	Phụ trách
	Trình độ
	Chuyên ngành
	Điện thoại
	Email
	Họ và tên	Nguyễn Xuân Huy
	Chức vụ
	Phụ trách
	Trình độ
	Chuyên ngành
	Điện thoại
	Email
	Họ và tên	Trần Tuấn Anh
	Chức vụ
	Phụ trách
	Trình độ
	Chuyên ngành
	Điện thoại
	Email
	Họ và tên	Bùi Văn Thân
	Chức vụ
	Phụ trách
	Trình độ
	Chuyên ngành
	Điện thoại
	Email
	Họ và tên	Lê Thị Hải Anh
	Chức vụ
	Phụ trách
	Trình độ
	Chuyên ngành
	Điện thoại
	Email

II. NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN

1.  Chức năng:

Tham mưu cho Ban Giám hiệu về công tác quy hoạch xây dựng tổng thể, hành chính và quản trị.

Thực hiện kế hoạch chiến lược, kế hoạch hàng năm của các đơn vị trong Trường; giúp Ban Giám hiệu quản lý đất đai, cơ sở vật chất, vật tư, trang thiết bị, các hoạt động hành chính văn thư, lưu trữ, lễ tân, công tác đảm bảo an ninh, trật tự, công tác in ấn, điều phối phương tiện công tác, các hoạt động phục vụ và dịch vụ thuộc trách nhiệm và thẩm quyền

2.  Nhiệm vụ , quyền hạn 
2.1. Hành chính

2.1.1 Công tác văn thư

• Tổ chức thực hiện và quản lý các văn bản đi, các văn bản đến theo đúng chế độ quy định của công tác văn thư.
• Hướng dẫn thể thức văn bản theo đúng quy định hiện hành.
• Dự thảo báo cáo, công văn, chỉ thị v.v...của trường theo yêu cầu của Ban Giám hiệu.
•  Kí sao y bản chính các giấy tờ hành chính trong phạm vi được uỷ nhiệm.
• Cấp phát giấy giới thiệu và giấy đi đường cho cán bộ, giảng viên, nhân viên nhà trường theo  sự ủy nhiệm của BGH.
• Quản lí con dấu và bộ tên khắc của lãnh đạo nhà trường theo các quy định hiện hành.

2.1.2 Công tác lưu trữ và bảo vệ nội bộ 

• Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ các công văn, giấy tờ, tài liệu lưu trữ chung của Trường.
• Hướng dẫn CBCCVC lập hồ sơ lưu trữ cơ quan hàng năm theo đúng quy định hiện hành.
• Định kỳ thu thập tài liệu lưu trữ (TLLT), bảo quản tốt TLLT, sắp xếp kho lưu trữ ngăn nắp, thuận tiện cho việc tra cứu sử dụng TLLT.

2.1.3 Công tác an ninh trật tự

• Tư vấn cho BGH về việc ký kết hợp đồng bảo vệ giữa Nhà trường với Công ty bảo vệ chuyên nghiệp hàng năm.
• Giám sát việc thực hiện hợp đồng bảo vệ giữa công ty bảo vệ với Trường, đảm bảo an toàn về người, tài sản của Trường.
• Lập kế hoạch bảo vệ an ninh trật tự của Nhà trường trong những ngày nghỉ lễ; tết theo quy định của các cơ quan công an chức năng.
• Quản lý hoạt động dịch vụ liên quan đến công tác bảo vệ như: hợp đồng trông giữ xe ô tô, xe máy, xe đạp.

2.1.4 Công tác in ấn.

• Chịu trách nhiệm in ấn sách giáo khoa, giáo trình và các ấn phẩm khác phục vụ cho công tác dạy, học và các hoạt động khác của Nhà trường theo đúng quy trình in ấn và xuất bản ấn phẩm .

2.1.5 Công tác lễ tân

• Tổ chức tiếp đón khách trong nước và nước ngoài đến làm việc với nhà trường.
• Phối hợp với bộ phận truyền thông và các đơn vị liên quan tổ chức các sự kiện, hội nghị và học tập chung của Nhà Trường. 
• Chịu trách nhiệm trang trí khánh tiết trong các ngày lễ khai mạc, bế mạc, tết, hội nghị, hội thảo .

2.1.6 Điều phối phương tiện công tác 

• Quản lý và điều phối đội xe của Trường theo đúng quy định.
• Phục vụ việc đưa đón cán bộ, giảng viên, học viên, sinh viên trong Trường đi nghiên cứu, thực tập thực địa; cán bộ ngoài trường và chuyên gia nước ngoài đến công tác, hội nghị, hội thảo tại trường khi có yêu cầu và được Ban Giám hiệu phê duyệt.
• Kiểm tra, theo dõi về mặt kỹ thuật xe thường xuyên, có định kỳ theo đúng quy định, lập kế hoạch, dự trù kinh phí sửa chữa xe.
• khi có yêu cầu và được Ban Giám hiệu phê duyệt.

2.2. Quản trị 

2.2.1. Quản lý đất đai , cơ sở vật chất 

• Quản lý sơ đồ mặt bằng đất đai, sơ đồ thiết kế và tình trạng về    các công trình nhà giảng đường, phòng học, nhà làm việc, hệ thống điện, nước của Trường. 
• Lập kế hoạch xây dựng cơ bản, làm luận chứng xin kinh phí đầu tư, theo dõi vốn được cấp, thiết kế thi công xây dựng các công trình. 
• Tổ chức nghiệm thu, theo dõi quyết toán công trình. 
• Giúp Ban Giám hiệu quản lý, tổ chức triển khai và thực hiện các dự án đầu tư để xây dựng và phát triển Nhà trường..
• Lập kế hoạch và thực hiện sửa chữa, chống xuống cấp cơ sở vật chất, nhà cửa, điện nước. 
• Quản lý và đề xuất ý kiến sử dụng kinh phí và hợp đồng sửa chữa. 

2.2.2 Quản lý , mua sắm vật tư , trang thiết bị 

• Tổng hợp dự trù tài sản vật tư , trang thiết bị thông dụng của các đơn vị để dự trù ngân sách hàng năm. 
• Thực hiện mua sắm, cấp phát theo đúng tiêu chuẩn, định mức vật tư, trang thiết bị đã được Ban Giám hiệu phê chuẩn.
• Theo dõi, quản lý, hướng dẫn sử dụng toàn bộ tài sản, vật tư thông dụng đã cấp phát cho các đơn vị hoặc các trang thiết bị tại giảng đường, các công trình công cộng. Triển khai lắp đặt vận hành máy móc khi được cung cấp, lập hồ sơ và nội quy sử dụng máy.
• Bảo dưỡng và theo dõi trang thiết bị, máy móc tại các đơn vị, phòng ban trong Trường.
• Kiểm kê tài sản, trang thiết bị, báo cáo kiểm kê tài sản hàng năm. 
• Theo dõi công tác an toàn lao động chung trong toàn Trường. Chú trọng đảm bảo quy chế, nội quy sử dụng, quản lý hệ thống phòng cháy chữa cháy.

2.3.2 Đảm bảo các hoạt động phục vụ và dịch vụ 

• Quản lý giảng đường, ký túc xá và dịch vụ

 - Quản lý, sử dụng có hiệu quả các giảng đường, phòng họp, hội trường; quản lý và bảo quản tài sản, trang thiết bị tại các giảng đường theo đúng Quy trình. hành máy móc khi được cung cấp, lập hồ sơ và nội quy sử dụng máy.

- Quản lý khu ký túc xá sinh viên, phòng khách. Đảm bảo việc tiếp đón, bố trí và quản lý học viên, sinh viên theo đúng Quy trình. Đảm bảo giữ vệ sinh chung tại khu vực ký túc xá.

- Đảm bảo các hoạt động dịch vụ như nhà ăn, căng tin, trông giữ xe...phục vụ đáp ứng nhu cầu của CBNV và người học. m bảo giữ vệ sinh chung tại khu vực ký túc xá.

• Đảm bảo điện, nước và vệ sinh môi trường 

- Đảm bảo cung cấp điện thắp sáng, nước sinh hoạt cho toàn cơ quan.

- Phục vụ nước uống, vệ sinh các phòng Ban Giám hiệu, phục vụ nước uống cho giảng viên khi lên lớp. 

- Đảm bảo vệ sinh giảng đường, khu vực công cộng, nơi làm việc. Đảm bảo vệ sinh môi trường trường học. Giám sát việc thực hiện vệ sinh với Công ty cung cấp dịch vụ vệ sinh đã ký hợp đồng với Trường. 

3.   Quyền hạn:  Trưởng phòng Hành chính – Quản trị được thừa lệnh Hiệu trưởng kí và đóng dấu của Trường những văn bản, giấy tờ trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao theo sự uỷ nhiệm của Hiệu trưởng.

• Trang sau >